工程项目管理软件的信息体系，它应该集成工程建设中所有的信息,包括业主、承包商以及监理部门包括项目组织、计划、财务、资源、控制等体系，包括建设工程设计、施工、竣工验收等各 阶段包括地基基础、主体工程、装饰装修工程等工程进展各分项等。所有这些信息的发生，往往都不是独立而是彼此联系的，一个信息经常要涉及数个部门，横跨多个进展阶段，也正因为如此，工程管理信息系统就需要对每个信息的发生和经过有较为明确的定义和梳理，就需要整合信息流量从而化零为整地处理信息。

       实践中发现，由于建设工程的复杂性和多变性，给信息定义和归类带来了很大的困难，特别有些信息还需要在业主、承包商和监理方中周转，这就不容易通过很简单的方式把所有的信息反映到一个平台中去，也不容易找到一个统一的标准去衡量各种信息的效用。中国工程项目管理的现实反映出了这样共同的问题怎样才能将业主、设计、监理、施工单位的各种信息统一起来，形成对工程质量、成本、进度、施工合同及物资设备采购的适时监控，成一个迫在眉睫的问题。而所有的这些问题之中最根本也是最基础的就是首先要对工程项目管理中所发生的各种信息有一个分类清楚的确认。

     香港“项目管理全球论坛”上提出了“工程项目管理革命将在哪里出现”，的问题。他认为在世纪后期，项目管理已从盈亏临界点的变化轨道分析人手，扩展到了成本控制与质量控制，这一时期的项目管理己成为包含内容越来越多的一门科学。我们仔细考察工程项目管理过程，不难发现一个大型复杂的工程项目的管理实际上就是利用能够控制的资源人力、器具、材料、资金、工期在一定的条件下对一个既定目标进度、质量、费用进行科学的计划和以更多的定量数据做深入动态分析，对于工程实施有效地调整控制，以尽可能小的投入，获得最大的效益。也就是计划和控制。

       其中，工程项目管理软件在现代工程项目管理中占有最重要的地位，是整个项目管理的龙头。由于工程的其他管理工作都是围绕着如何实现工程总进度计划所制定的目标而展开的。所以项目计划的编制在一工程项目的招投标阶段以及中标授标之后的合同条件都要求承包商编制切实可行的“细化的施工进度计划”对工程进行详细的剖析。同时还要在千头万绪的任务中找出关键要紧的任务关键线路以及对任务做出合理的工期、人力、物力、工器具等资源的安排。

       因此，是否有一个全面、优质的进度计划成为规范信息流程的主要，也几乎成了工程项目成功的关键。而且计划的制定也给了工程进度一个可比的参数，各种信息都在反映着实际与计划的比较，通过这种对比来控制工程应该是工程管理最行之有效的方法了。再次，工程项目结构分解也是影响信息分布相当重要的因素，一个工程，到底能分解成多少个子项，每一个子项又都是什么样子的，不同工程之间千差万别，但有一点是始终不变的，就是只要确定了工程的结构分解，它的信息流程也随之确定下来了，在哪里分解，到哪里汇总，每一个阶段有什么样的，能反映出哪些效用的信息也都相对固定了，这就大大方便了对于这些信息的分类和管理，也自然而然地提高了系统对于信息处理的效率。